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图文档管理软件

  众所周知,随着企业的快速发展,大量的文档分散存放在亚洲城娱乐各部门、下属分支机构及个人手中,不能有效地进行集中管理并充分利用,而且这些处于混乱无序状态的文档的安全同样无法保障,存在的问题归纳如下:

  1、文档查找困难。多年积累的文档数量庞大且存放分散,使得文档查找往往耗时费力效率低下,如果管理不善,还极易丢失,给亚洲城娱乐造成损失。

  2、 文档权限不清。各部门、各级别的文件在亚洲城娱乐内部随意流通,存在越权访问、使用文档的现象。

  3、版本控制困难。文件经过多次或多人修改后,各版本的文件同时在亚洲城娱乐内部流通,往往给工作造成不利影响,而且谁什么时候改了什么内容也无从查证。

  4、文档安全存在隐患,如随意打印、拷贝,离职员工恶意删除文件等等。

  综上,亚洲城娱乐亟需通过技术手段将亚洲城娱乐各类数字资产(如Office文档,视频,音频,图片等等)进行集中存储和管理,形成亚洲城娱乐自己的知识库。并对文档分门别类,在此基础上提供严谨灵活的使用权限控制和文档共享机制。

  一、本系统特色

  针对多数企业文档管理分散粗放导致的各种管理难题,我亚洲城娱乐推出的文档管理系统可以和好地解决这些问题。

  本系统提供给企业一个易用,安全,高效的文档管理软件。通过该系统软件,企业可以集中存储和管理海量的文档和各类的数字资产,让尘封的文档飞跃成为优质数字资产。系统安装使用简单,使用成本和维护成本都非常低。

  本系统包含超过60多项的系统功能,并且新的功能还在持续不断的升级和完善中,同时,我们拥有完善的开发接口,可以根据客户的个性化需求在该平台基础上进行二次开发或者与其他系统集成。

  系统主要功能概要如下:

  1、集中式的存储管理及灵活的授权机制。各种类型的文档统一存储调用,文件操作权限分上传、下载、修改、预览(在线)等。

  强大的基于部门以及角色的权限机制,比如总经理可以查看所有人的资料,部门经理只能看本部门文件或者授权给他看其他部门的特定文件;也可以针对文档本身进行授权,即授权这个文件可以允许哪个部门或者哪几个人看;在对亚洲城娱乐文件集中管理的同时又保证了各部门、分支机构文件管理的独立性,并且可以灵活设置各部门文件共享权限。

  2、便捷的文档分类、检索机制。自定义的分类元数据;

  3、强大的文件检索功能,可以按照文件标题关键词、文件夹、文件所有者、文档创建时间段、文档类型等条件搜索,支持office,pdf等文件内容的关键词检索;支持全文检索。

  4、各类图像文件自动生成缩略图,方便快速浏览使用;

  5、提供强大的文档修改编辑功能;

  6、提供版本控制功能,即每份文件从创建到定稿归档,每一个版本都有历史记录,可以随时查询文件在不同时期的内容;

  7、文档工作流管理的审批机制。根据需要,可以设置工作流程,即必须经过相关领导审核通过才能对文件进行下载、修改、删除等操作;可以设置只要部门经理审核通过即可,也可以设置部门经理和总经理同时审核同意才能进行某种操作权限;

  8、文档的版本管理和签入/签出,可保证各种文档修改的唯一性。即,某文件在修改期间被自动锁定,其他人不能进行修改,修改完签入系统后自动覆盖原文件,老文件自动存到历史版本里备查;

  9、文件归档。归档后禁止修改和删除。

  二、亚洲城娱乐具体功能

  1、文件上传

  系统不仅支持单份文件上传下载,也提供强大的批量上传下载功能,历史文件导入实现零成本。通过批量文档传输工具,可以一次导入设置文件夹的历史文档,也可定时导入文档数据;

  文件的客户端自动收集,自动备份到服务器(可指定自动备份的时间,如每天中午12点自动备份),大量节省用户上传时间;

  系统还可以自动识别且禁止同一个文件的重复上传操作;

  系统支持文件夹及文件的移动操作。

  2、文件查看

  系统采用Windows资源管理器式的文档管理模式,可按亚洲城娱乐组织结构分门别类地建立文档目录,文件夹采用树形结构显示,同时提供文件夹的排序功能;

  提供“详细”,“缩略图”,“列表”三钟浏览方式。如果是图片系统自动显示缩略图,同时显示文件的大小、修改时间、签出人、文档摘要等信息;

  提供文件详细描述信息,系统自动显示文件概要;

  提供文件下载和浏览的统计功能。

  3、文件快速检索

  支持按文本文件的标题、关键词和正文全文检索;

  支持office Word Excel PowerPoint 95,97,2000,XP,2003,2007,2010等文件的标题和文件内容的正文搜索,系统自动从这些文件中提取正文,自动建立索引供用户搜索;支持PDF文件内容的全文搜索;支持多条件文件搜索;支持文件夹搜索;支持文件摘要的搜索;记录用户的搜索历史。

  4、文件预览

  提供“详细”,“缩略图”,“列表”三种文档浏览方式。如果是图片,系统自动显示缩略图。系统同时显示文件的大小、修改时间、签出人、文档摘要等信息;还提供文件详细描述信息,自动显示文件概要;

  提供文件下载和浏览的统计功能;

  预览时不能拷贝,复制、粘贴、打印、另存文件内容;

  支持常见的文本类文件预览,如Word、 Excel 、ppt\、pdf、Coreldraw、Photoshop、RAW数码照片、Rtf文件以及各种二维、三维图纸等;

  支持 bmp, gif, jpg, jpeg, png, psd, pdd, psp, tga, tif; tiff等各种图形文件预览。

  5、文件权限设置管理

  文件权限分预览、上传、下载 、修改(包括下载) 、删除、审核、发布等;

  文件夹(目录)权限分查看、增加、修改、删除、授权等。

  6、文件版本控制

  支持文件重命名;

  支持常用文件的修改,修改前的文件自动备份为旧版本;

  用户可以签出且锁定文件,签入文件时自动形成历史版本;

  系统提供历史版本文件的预览、回滚和本地文件的对比等版本控制的操作。

  7、文件签入签出

  用户可以签出且锁定文件,签入文件时自动形成历史版本(修改前的文件自动备份为旧版本)。系统提供历史版本文件的预览,回滚。

  8、文档备份与恢复

  提供组或者用户的文档备份和恢复操作,备份时可以选择时间范围,文件夹等,恢复时可以恢复其中某几个文件。

  9、文件映射

  支持同一个文件出现在不同的文件夹中,映射文件的同时可以设置权限;

  支持文件夹中全部文件的映射;

  支持文件夹中新增文件的自动映射。

  10、文件属性

  可以在此定义系统中文件的各种扩展属性,通过自由组合各种扩展属性来检索系统中的文件;

  可以用属性对文档进行精确查询。

  11、站内消息系统

  支持站内用户的消息传递,支持通过控件以SMTP方式发送邮件,方便亚洲城娱乐内部沟通。

  12、文件审核

  支持文件审核,当系统启动审核功能后,文档需要审核才能使用;

  支持文件审核,当系统启动审核功能后,文档需要审核才能使用;

  系统支持文件上传、修改、下载、预览等审核;审核建立后,用户做上传、修改等文件操作时,系统自动判断操作行为,触发启动相对应的审核流程。流程启动后,系统会用消息通知审核人,审核人通过(不通过)后,系统自动进行下一步审核流程,直到审核过程结束。过程结束后,系统通知文件操作用户。

  13、文件操作日志

  系统记录用户的全部文件操作行为,管理员可以监控文件的操作情况。

  14、回收站

  提供回收站功能,文件夹和文件删除时先删除到回收站中。可以从回收站中恢复文件。同时显示删除时间和删除操作人员。

  15、文件归档

  系统支持文件归档操作,归档后,文件将不能被修改和删除,但可以下载,浏览;归档后的文件可以取消归档。

  16、个人工作中心

  系统支持文件归档操作,归档后,文件将不能被修改和删除,但可以下载,浏览。

  三、 我们的优势

  1、系统采用B/S结构,出差在外的员工可以随时通过互联网访问本系统。无需微软的IIS支持,不要安装客户端软件,也不需要安装数据库等其它软件;

  2、类似windows资源管理器访问服务器,简单易用;

  3、支持文件自动上传和大批量上传,使员工从繁重的手动上传文件里解放出来,极大地提高工作效率;

  4、系统提供API开发控件,通过此API可以和其它系统方便的集成在一起,实现协同办公;

  5、为安徽用户提供快捷的本地化服务;

  6、亚洲城娱乐性价比高。

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